智慧檔案通用圖、標準圖可放入相應一項目文件中或單獨組卷,其他涉及這些通用圖、標準圖的項目,應在卷內備考表中注明并標注通用圖、標準圖的圖號和檔號。
底圖以張或套為保管單位進行整理;產品局部或零部件變更、建設項目和設備儀器在維修和維護中形成的科技文件,宜采取插卷方式放入原案卷中,亦可單獨組卷排列在原案卷之后,并在原案卷的備考表中予以說明和標注;產品升級換代、建設項目后評估、改擴建或重建所形成的科技文件應單獨組卷排列。
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由于傳統的照片智慧檔案工作手續繁雜、工作量大,使得照片智慧檔案工作壓力過大,工作人員的主要精力用于照片檔案的加工和整理,能力和管理水平難以提高。
尤其是目前照片檔案利用的多角度和傳統管理方法的性之間的矛盾,為、多角度查找照片檔案帶來一定困難。因此,照片檔案工作必須根據實際情況,尋求改革出路。
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每卷干部檔案必須有詳細的智慧檔案材料目錄。目錄是查閱檔案內容的索引,要認真進行編寫。具體要求
(一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式,逐份逐項地進行填寫;
(二)根據材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料,應擬定題目。材料的題目過長,可適當簡化。擬定或簡化題目,必須確切反映材料的主要內容或性質特點。凡原材料題目不符合實際內容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;
(三)“材料形成時間”,一般采用材料落款標明的后時間。的檔案材料,采用原材料形成時間;
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