





工程檔案整理工作的重要性終體現在服務社會的效果上,服務性是檔案工作的基本屬性。通過工程檔案整理的利用服務,檔案工作的重要性才能體現出來,因此,服務性是檔案工作存在和發展的基本因素。
(1)填寫“材料份數”,以每份完整的材料為一份(包括附件);材料頁數的計算,采用圖書編頁法,每面為一頁,印有頁碼的材料、表格,應加數填寫;
(2)書寫目錄要工整,正確清楚、美觀、不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水書寫目錄。填寫目錄后,要檢查核對,做到準確無誤;
(3)書寫目錄時,每類目錄之后,須留出適量的空格,供補充檔案材料時使用。
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工程檔案整理通用圖、標準圖可放入相應一項目文件中或單獨組卷,其他涉及這些通用圖、標準圖的項目,應在卷內備考表中注明并標注通用圖、標準圖的圖號和檔號。
底圖以張或套為保管單位進行整理;產品局部或零部件變更、建設項目和設備儀器在維修和維護中形成的科技文件,宜采取插卷方式放入原案卷中,亦可單獨組卷排列在原案卷之后,工程檔案整理提供商,并在原案卷的備考表中予以說明和標注;產品升級換代、建設項目后評估、改擴建或重建所形成的科技文件應單獨組卷排列。
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每卷干部檔案必須有詳細的工程檔案整理材料目錄。目錄是查閱檔案內容的索引,工程檔案整理服務機構,要認真進行編寫。具體要求
(一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式,逐份逐項地進行填寫;
(二)根據材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料,許昌工程檔案整理,應擬定題目。材料的題目過長,可適當簡化。擬定或簡化題目,必須確切反映材料的主要內容或性質特點。凡原材料題目不符合實際內容的,工程檔案整理供應商,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;
(三)“材料形成時間”,一般采用材料落款標明的后時間。的檔案材料,采用原材料形成時間;
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