產品類工程檔案整理按產品設計(含初步設計、基礎設計、技術設計)、工藝、工裝、制造、定型等工作程序,或按其產品系列、結構等排列。
建設項目類案卷按項目前期、項目設計、項目施工、項目監理、項目竣工、項目驗收及項目后評估等階段排列;設備儀器類案卷按設備儀器立項審批、外購設備儀器開箱驗收(自制設備儀器的設計、制造、驗收)、設備儀器安裝調試、隨機文件材料、設備儀器運行、設備儀器維護等階段或工作程序排列。
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通過數字水印技術使電子文件在利用過程中的版權受到保護。數字簽名技術鑒別電子文件是否被篡改。數據加密技術對電子文件進行加密壓縮保護,防止拷貝打開。
通過這些軟件技術,焦作工程檔案整理,使電子文件的法律效益得到保護。對電子文件加蓋電子檔號章保證其歸檔依據。電子文件進行分類整理歸檔后,通過軟件技術讀取電子文件機讀數據自動生成電子檔號章,保持與紙質文件歸檔工作的一致。包含電子檔號章的電子文件能夠更好的體現檔案的法律依據。
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工程檔案整理工作按照程序進行,可以獲得事半功倍的效果。整理工作的開展,須在本單位編制了科學的、切合本單位實際的“檔案分類大綱及編號方案”的前提下方可進行。因此,工程檔案整理機構,在工程檔案整理工作開始之前,必須完成本單位的'檔案分類大綱及編號方案”。整理工作的一般步驟如下。
編制“檔案分類大綱及編號方案”
方案中明確本單位檔案的類別,包括大類(一級類目)、屬類(二、三級類目)及其相互之間的關系,繪出“檔案分類大綱”圖表。同時,大綱中應包含了本單位所有檔案的類別,包括文書檔案、科技檔案的基本類別及會計檔案等各類檔案。
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